Jak zawiesić lub zamknąć działalność gospodarczą? Likwidacja firmy

Zamknięcie działalności gospodarczej nie kończy się na zaprzestaniu sprzedaży czy wykonaniu ostatniego zlecenia. Przedsiębiorca musi wykreślić firmę z CEIDG, dopilnować rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym, a w określonych przypadkach również rozliczyć VAT, sporządzić spis z natury oraz wykaz elementów majątku. Procedura nie jest szczególnie skomplikowana, ale pominięcie jednego z obowiązków może oznaczać dodatkowe formalności już po zamknięciu firmy.

W poradniku wyjaśniamy, jak wygląda likwidacja firmy, kiedy lepszym rozwiązaniem może być zawieszenie działalności oraz jakie obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe wiążą się z zakończeniem prowadzenia działalności. Dowiesz się również, kiedy należy złożyć formularz VAT-Z, jak przebiega wykreślenie działalności z CEIDG oraz co zrobić z majątkiem pozostałym w firmie.

Zamknięcie firmy czy zawieszenie działalności – co wybrać?

Decyzja o definitywnym zakończeniu działalności nie zawsze musi być pierwszym rozwiązaniem. Jeżeli problemy firmy są przejściowe albo przedsiębiorca zakłada, że za kilka miesięcy może ponownie rozpocząć sprzedaż lub świadczenie usług, warto rozważyć możliwość zawiesić firmę zamiast ją likwidować. Zawieszenie działalności pozwala zachować wpis w CEIDG i później stosunkowo łatwo wznowić aktywność.

Zamknięcie firmy oznacza natomiast wykreślenie wpisu i faktyczne zakończenie prowadzenia działalności. Jest właściwym rozwiązaniem przede wszystkim wtedy, gdy osoba prowadząca firmę nie planuje powrotu do dotychczasowego biznesu. Likwidacja wiąże się również z koniecznością przeprowadzenia końcowych rozliczeń podatkowych i uporządkowania spraw związanych z majątkiem firmy.

Warto więc dobrze ustalić moment zamknięcia działalności. Jeżeli firma ma jeszcze niezrealizowane umowy, nieopłacone faktury, towary, środki trwałe czy zatrudnionych pracowników, wcześniejsze przygotowanie pozwala znacząco uprościć późniejsze formalności.

Jak zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność musi złożyć wniosek o wykreślenie wpisu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Służy do tego formularz CEIDG-1. Wniosek można przekazać online przez Biznes.gov.pl, osobiście w urzędzie miasta lub gminy albo listownie. W przypadku przesyłki pocztowej podpis powinien zostać poświadczony przez notariusza.

Likwidację trzeba zgłosić w terminie 7 dni od faktycznego zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że dzień zamknięcia działalności powinien odpowiadać rzeczywistemu momentowi zakończenia biznesu. Informacje o wykreśleniu są następnie przekazywane z CEIDG między innymi do odpowiednich urzędów.

W praktyce zamknięcie jednoosobowej działalności przez internet jest najprostszą opcją. Po zalogowaniu osoba wskazuje zakończenie działalności gospodarczej oraz datę zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Po poprawnym złożeniu wniosku następuje wykreślenie wpisu z CEIDG.

Jak wygląda likwidacja działalności gospodarczej krok po kroku?

Pierwszym etapem jest ustalenie dnia, w którym następuje faktyczne zakończenie wykonywania działalności. Następnie należy złożyć wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG. Samo wykreślenie nie oznacza jednak, że przedsiębiorca może zapomnieć o pozostałych formalnościach.

Procedura zamknięcia działalności obejmuje przede wszystkim:

zakończenie bieżących umów i rozliczeń,
złożenie wniosku do CEIDG,
dopilnowanie spraw dotyczących ZUS i ubezpieczenia,
rozliczenie podatku dochodowego,
rozliczenie VAT, jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem,
sporządzenie wymaganych spisów i wykazów majątku,
złożenie ostatnich deklaracji i przechowywanie dokumentacji firmowej.

Likwidacja działalności gospodarczej wymaga więc spojrzenia nie tylko na sam wpis w ewidencji i informacji o działalności, lecz także na konsekwencje podatkowe. Szczególnie ważne jest ustalenie, jakie towary, trwałe środki i inne składniki majątku pozostały w przedsiębiorstwie w dzień likwidacji.

Jak wyrejestrować działalność z ZUS?

Po złożeniu CEIDG-1 informacja trafia również do ZUS. Na podstawie danych przekazanych przez CEIDG ZUS wyrejestruje przedsiębiorcę jako płatnika składek. Nie oznacza to jednak, że w każdej sytuacji można całkowicie pominąć kwestie związane z ubezpieczeniami.

Jeżeli przedsiębiorca zatrudniał pracowników, należy dopilnować ich wyrejestrowania z ubezpieczeń. Służy do tego ZUS ZWUA. Członków rodzin zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego wyrejestrowuje się natomiast na formularzu ZUS ZCNA. Co do zasady dokumenty związane z ustaniem obowiązku ubezpieczenia należy przekazać w ciągu 7 dni.

Warto więc po wyrejestrowaniu działalności sprawdzić konto w ZUS i upewnić się, że wszystkie dane są prawidłowe. Szczególnej uwagi wymaga sytuacja biznesmena zatrudniającego pracowników albo zgłaszającego inne osoby do ubezpieczenia.

Zamknięcie działalności gospodarczej – co musi zrobić czynny podatnik VAT?

Jeżeli przedsiębiorca był zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, zakończenie firmy oznacza dodatkowe obowiązki. O zaprzestaniu wykonywania czynności opodatkowanych VAT trzeba poinformować właściwy urząd skarbowy. Służy do tego formularz VAT-Z.

VAT-Z należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych. Formularz można przekazać elektronicznie, między innymi przez e-Urząd Skarbowy lub e-Deklaracje, a także osobiście lub listownie. W dokumencie wskazuje się między innymi dane podatnika, datę zakończenia czynności oraz powód wyrejestrowania.

Wykreślenie firmy z rejestru VAT nie unieważnia przy tym numeru NIP. Przedsiębiorca powinien także złożyć ostatni JPK VAT z deklaracją i rozliczyć VAT należny oraz naliczony dotyczący ostatniego okresu prowadzenia firmy. W określonych sytuacjach konieczna będzie również korekta podatku VAT dotycząca środków trwałych.

Czy przy likwidacji działalności trzeba sporządzić spis z natury?

W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów na dzień likwidacji działalności należy sporządzić spis z natury. Obejmuje on między innymi towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, gotowe wyroby, braki oraz odpady.

Spis z natury powinien zawierać między innymi datę jego wykonania, dokładne określenie towarów, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową oraz łączną wartość. Nawet jeżeli firma nie posiada żadnych towarów objętych remanentem, spis powinien zostać ujęty jako ostatni wpis w PKPiR. Nie trzeba przekazywać go automatycznie do urzędu skarbowego – dokument należy jednak przechowywać na wypadek kontroli.

Oddzielne zasady dotyczą spisu z natury dla celów VAT. Sporządza go między innymi przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem, który kończy wykonywanie czynności opodatkowanych. W takim spisie uwzględnia się towary, wyposażenie i środki trwałe pozostające w firmie, jeżeli przy ich nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Towary te trzeba odpowiednio opodatkować.

Czym jest wykaz składników majątku po likwidacji firmy i kiedy jest istotny?

Na dzień zamknięcia działalności przedsiębiorca powinien również sporządzić wykaz składników majątku, które pozostały w firmie. Obowiązek ten dotyczy między innymi działalności opodatkowanej na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym oraz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Wykaz powinien zawierać między innymi nazwę elementu majątku, datę jego nabycia, wydatki poniesione na zakup, wartość początkową, metodę amortyzacji oraz sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych. Dokument nie ma narzuconego urzędowego wzoru. Nie trzeba również przesyłać go do urzędu skarbowego ani zawiadamiać urzędu o jego sporządzeniu.

Ważna jest jednak późniejsza sprzedaż majątku po likwidacji. W przypadku składników pozostałych po działalności opodatkowanej według skali lub podatkiem liniowym ich sprzedaż przed upływem sześciu lat – liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji – może powodować powstanie przychodu z działalności gospodarczej. Podobna zasada dotyczy ryczałtu, choć sposób opodatkowania jest inny.

Obowiązek podatkowy – jak wygląda rozliczenie podatku dochodowego po zamknięciu firmy?

Zakończenie prowadzenia działalności nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku rozliczenia dochodu lub przychodu osiągniętego przed jej zamknięciem. Ostateczne zasady zależą przede wszystkim od stosowanej wcześniej formy opodatkowania.

Przy skali podatkowej oraz 19-procentowym podatku liniowym konieczne jest uwzględnienie wyników działalności w odpowiednim zeznaniu rocznym. Wartość spisu z natury wpływa również na ustalenie dochodu przy prowadzeniu PKPiR. Przedsiębiorca rozliczający ryczałt powinien natomiast zapłacić należny ryczałt za ostatni miesiąc lub kwartał działalności, a następnie uwzględnić przychód w PIT-28.

Dlatego rozliczenie podatku dochodowego powinno uwzględniać sposób, w jaki działalność była prowadzona i opodatkowana. Inne obowiązki mogą wystąpić przy skali podatkowej, inne przy podatku liniowym i ryczałcie, a jeszcze inne w przypadku podatników korzystających z karty podatkowej.

Co z towarami i środkami trwałymi po likwidacji?

Przed zakończeniem firmy warto ustalić, jakie towary i pozostałe składniki majątku nadal znajdują się w przedsiębiorstwie. Mogą to być komputery, maszyny, samochody, wyposażenie biura, materiały, produkty przeznaczone do dalszej sprzedaży czy inne środki trwałe.

Dla podatnika VAT szczególnie istotne jest to, czy przy zakupie danego składnika przysługiwało prawo do odliczenia podatku. Jeżeli tak, składnik pozostający w firmie może znaleźć się w remanencie likwidacyjnym VAT. Wartość należnego podatku wynikającego ze spisu należy wykazać w ostatnim JPK VAT z deklaracją. Do urzędu skarbowego przekazuje się również informację o sporządzonym spisie, jego wartości oraz wynikającym z niego VAT.

W niektórych przypadkach trzeba dodatkowo skorygować VAT naliczony dotyczący składników majątku, dla których nie zakończył się jeszcze okres korekty. Dotyczy to między innymi określonych elementów trwałych o wartości początkowej powyżej 15 tys. zł.

Jakich formalności przedsiębiorca nie może pomijać podczas zamknięcia działalności?

Najczęstszy błąd polega na założeniu, że wykreślenie działalności z CEIDG automatycznie kończy wszystkie obowiązki przedsiębiorcy. W rzeczywistości część informacji rzeczywiście jest przekazywana pomiędzy instytucjami, ale nadal pozostają obowiązki związane z podatkiem, VAT, dokumentacją, pracownikami czy majątkiem.

Przed zamknięciem działalności warto więc sprawdzić, czy zostały wystawione wszystkie faktury, zakończone umowy, rozliczeni pracownicy oraz kontrahenci. Trzeba też pamiętać o ostatnich deklaracjach podatkowych i ubezpieczeniowych, a także o archiwizacji dokumentacji.

Nie należy również automatycznie zamykać konta firmowego natychmiast po usunięciu firmy. Na rachunek mogą jeszcze wpływać należności od klientów, zwroty podatkowe czy inne środki wynikające z wcześniejszego prowadzenia działalności. Moment zamknięcia rachunku najlepiej więc dostosować do faktycznego zakończenia wszystkich rozliczeń.

Jak przygotować się do zamknięcia działalności, żeby uniknąć problemów?

Dobrze zaplanowana likwidacja jest znacznie prostsza niż porządkowanie zaległości już po wypisaniu firmy. Jeszcze przed złożeniem CEIDG-1 warto przygotować listę zobowiązań i należności, sprawdzić stan magazynu, majątku oraz dokumentacji i ustalić, jakie deklaracje trzeba będzie złożyć.

Jeżeli przedsiębiorca jest VAT-owcem, powinien wcześniej ustalić zakres remanentu likwidacyjnego. Przy większej liczbie elementów trwałych warto również sprawdzić, czy nie będzie konieczna korekta VAT. Osoby zatrudniające pracowników powinny z kolei odpowiednio wcześniej przygotować dokumenty ZUS ZWUA i – jeśli jest to konieczne – ZUS ZCNA.

Dzięki temu faktyczne zamknięcie działalności gospodarczej w CEIDG staje się jednym z etapów uporządkowanego procesu, a nie jego początkiem. Im więcej kwestii zostanie przygotowanych przed datą likwidacji, tym mniejsze ryzyko, że po kilku miesiącach przedsiębiorca otrzyma wezwanie z ZUS albo urzędu skarbowego.

FAQ – najczęstsze pytania dotyczące zamknięcia działalności

Ile czasu jest na złożenie wniosku o wykreślenie firmy z CEIDG?

Wniosek CEIDG-1 dotyczący wykreślenia działalności należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia faktycznego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej. Można zrobić to elektronicznie, osobiście w urzędzie miasta lub gminy albo pocztą.

Czy po zamknięciu działalności trzeba samodzielnie wyrejestrować płatnika z ZUS?

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG informacja trafia do ZUS i na jej podstawie ZUS wyrejestrowuje przedsiębiorcę jako płatnika składek. Należy jednak dopilnować wyrejestrowania osób ubezpieczonych oraz członków rodzin, jeśli sytuacja tego wymaga. Stosowane są między innymi formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA.

Czy formularz VAT-Z trzeba składać zawsze?

Nie. VAT-Z dotyczy przedsiębiorcy, który zaprzestał wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Czynny podatnik powinien zgłosić ten fakt właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zaprzestania wykonywania tych czynności.

Czy trzeba robić remanent przy zamknięciu działalności?

Przy prowadzeniu PKPiR na dzień likwidacji sporządza się spis z natury dla celów podatku dochodowego. Osobne zasady dotyczą remanentu VAT. Czynni VAT-owcy mogą być zobowiązani do wykazania w nim towarów, materiałów, wyposażenia i środków trwałych, przy których nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia.

Czy można sprzedać majątek firmy po jej zamknięciu?

Tak. Należy jednak pamiętać o konsekwencjach podatkowych. Sprzedaż określonych składników majątku przed upływem sześciu lat liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji może nadal powodować powstanie przychodu z działalności gospodarczej.

Czy zamiast zamknięcia firmy można ją zawiesić?

Tak. Jeżeli przedsiębiorca przewiduje, że przerwa w biznesie będzie tymczasowa, zawieszenie działalności może być korzystniejsze niż definitywna likwidacja. Firma pozostaje wtedy wpisana do CEIDG i może zostać później wznowiona.

Czy po likwidacji trzeba jeszcze złożyć roczny PIT?

Tak. Zamknięcie firmy w ciągu roku nie oznacza rezygnacji z rocznego rozliczenia. Dochód lub przychód osiągnięty do dnia zakończenia działalności należy wykazać w odpowiednim zeznaniu podatkowym – zależnie od wcześniej stosowanej formy opodatkowania.

Czy po wykreśleniu działalności urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę?

Tak. Wykreślenie firmy nie powoduje wygaśnięcia wcześniejszych zobowiązań podatkowych ani obowiązku przechowywania wymaganej dokumentacji. Dlatego faktury, ewidencje, deklaracje i dokumenty związane z likwidacją należy przechowywać przez okres wymagany przepisami.

Czy zamknięcie działalności oznacza utratę numeru NIP?

Nie. Wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG oraz rejestru podatników VAT nie oznacza unieważnienia jego numeru NIP. Osoba fizyczna zachowuje ten numer również po zakończeniu działalności.

Jaka data jest dniem likwidacji działalności?

Dzień likwidacji powinien odpowiadać dacie faktycznego zaprzestania wykonywania działalności. To właśnie w odniesieniu do tej daty ustala się między innymi termin zgłoszenia wykreślenia do CEIDG, sporządza wymagane wykazy i remanenty oraz przeprowadza końcowe rozliczenia.