Okres przejściowy w e-Doręczeniach – co oznacza?

1 stycznia 2025 r. wejdą w życie przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania e-Doręczeń przez podmioty publiczne oraz wybrane podmioty niepubliczne. Aby ułatwić wdrożenie nowego systemu, wprowadzono okres przejściowy, który potrwa do końca 2025 roku. Jego celem jest zapewnienie płynnego przejścia z tradycyjnej formy doręczeń do systemu elektronicznego oraz dostosowanie podmiotów publicznych do nowych wymogów.

Co oznacza okres przejściowy?

Okres przejściowy to czas, w którym podmioty publiczne będą mogły elastycznie korzystać zarówno z e-Doręczeń, jak i dotychczasowych form komunikacji. Oznacza to, że jeśli odbiorca posiada adres do doręczeń elektronicznych (ADE), korespondencja będzie mu doręczana w tej formie. Jeżeli jednak takiego adresu nie posiada, podmiot publiczny będzie mógł dostarczyć dokumenty w tradycyjny sposób – za pośrednictwem operatora pocztowego lub ePUAP.

Dodatkowo nowelizacja wprowadza możliwość odstąpienia od stosowania skrzynki do e-Doręczeń z powodów organizacyjnych, które ocenia sam nadawca. To oznacza, że jeśli dany urząd uzna, że nie jest jeszcze gotowy na pełne przejście na system e-Doręczeń, do końca 2025 r. będzie mógł stosować dotychczasowe metody doręczeń bez negatywnych konsekwencji prawnych.

Dlaczego wprowadzono okres przejściowy?

Głównym powodem wprowadzenia okresu przejściowego jest brak pełnej gotowości podmiotów publicznych do obsługi korespondencji w formie elektronicznej. Badania Ministerstwa Cyfryzacji przeprowadzone w pierwszej połowie 2024 r. wykazały, że:

• jedynie 25% podmiotów publicznych korzystało z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), a w wielu przypadkach system ten służył jedynie do ewidencjonowania korespondencji,
• aż 70% podmiotów publicznych nie złożyło wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych.

Pod koniec 2024 roku sytuacja zaczęła się poprawiać. Z danych Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że 67% gmin, 85% starostw powiatowych i 87,5% urzędów marszałkowskich posiadało już adres do doręczeń elektronicznych. Jednak pomimo tego postępu, wiele podmiotów nadal wymaga czasu na pełne wdrożenie nowego systemu.

Jakie zmiany obejmuje nowelizacja?

Nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych z 21 listopada 2024 r. wprowadza kilka kluczowych zmian:

• Zasady nadawania ADE – minister właściwy do spraw informatyzacji będzie odpowiedzialny za tworzenie adresów do doręczeń elektronicznych dla urzędów gmin, starostw powiatowych oraz innych jednostek samorządu terytorialnego.
• Rozszerzenie obowiązku ADE – uczelnie niepubliczne oraz federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki również będą zobowiązane do posiadania ADE.
• Możliwość rezygnacji z ADE – osoby fizyczne będą mogły zrezygnować z adresu do doręczeń elektronicznych w dowolnym momencie.
• Nowe obowiązki operatora wyznaczonego – operatorzy świadczący usługi e-Doręczeń będą mieli obowiązek raportowania o ich wykorzystaniu do Ministerstwa Cyfryzacji.
• Wydłużenie terminu dla służb specjalnych – Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu oraz inne służby specjalne będą musiały dostosować się do nowych wymogów do końca 2026 r.
• Refundacja kosztów Poczcie Polskiej – Poczta Polska otrzyma do 100 mln zł na refundację kosztów poniesionych na rozwój infrastruktury e-Doręczeń w latach 2020-2024.

Jakie są terminy obowiązywania przepisów?

Choć system e-Doręczeń zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 r., niektóre przepisy będą wchodzić w życie stopniowo:

• 1 stycznia 2025 r. – główne przepisy dotyczące obowiązku posiadania ADE przez podmioty publiczne i wybrane podmioty niepubliczne.
• 1 marca 2025 r. – przepisy wprowadzające bezterminowy wpis ADE do Bazy Adresów Elektronicznych.
• 1 czerwca 2025 r. – przepisy dotyczące tworzenia ADE na podstawie danych od operatora wyznaczonego.

Co dalej?

Ministerstwo Cyfryzacji zapowiedziało działania wspierające wdrażanie e-Doręczeń, w tym szkolenia oraz integrację istniejących e-usług z nowym systemem. Okres przejściowy ma pomóc podmiotom publicznym przystosować się do nowych zasad, a docelowo e-Doręczenia mają stać się standardową metodą komunikacji w administracji publicznej.

Nowelizacja nie zmienia terminu obowiązkowego wprowadzenia skrzynki do e-Doręczeń, ale daje czas na dostosowanie się do nowych realiów. Dla wielu urzędów i instytucji to kluczowy okres na wdrożenie systemów informatycznych oraz przeszkolenie pracowników, co pozwoli na sprawniejsze funkcjonowanie administracji w przyszłości.

Chcesz wdrożyć e-Doręczeń w Twojej firmie? Postaw na kompleksowe rozwiązania eSIGN!

Jeśli Twoja firma musi dostosować się do wymogów e-Doręczeń, skorzystaj z profesjonalnych rozwiązań eSIGN. Zespół ekspertów pomoże Ci sprawnie i bezproblemowo wdrożyć system, zapewniając pełną zgodność z przepisami oraz najwyższy standard bezpieczeństwa. Dzięki kompleksowej obsłudze zyskasz nie tylko sprawny proces wdrożenia, ale także pełne wsparcie techniczne i merytoryczne. Postaw na eSIGN i załóż skrzynkę do e-doręczeń szybko oraz bez zbędnych komplikacji!

—

Artykuł sponsorowany