Obowiązki pracodawcy w zakresie archiwizacji dokumentów pracowniczych

Archiwizacja dokumentów pracowniczych to jeden z kluczowych obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy i RODO. Dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z ustawowymi terminami oraz zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Właściwa organizacja archiwum minimalizuje ryzyko sankcji prawnych i chroni dane osobowe pracowników. W poniższym artykule omówiono najważniejsze obowiązki pracodawcy w tym zakresie.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumenty pracownicze przez okres nie krótszy niż 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów związanych z wypadkami przy pracy oraz chorobami zawodowymi. W przypadku dokumentów kadrowych, takich jak umowy o pracę czy zmiany warunków zatrudnienia, minimum wynosi 10 lat od roku kończącego stosunek pracy. Przestrzeganie tych terminów jest konieczne w razie kontroli PIP czy ZUS oraz w celu wyegzekwowania roszczeń pracowniczych.

Dodatkowo dokumenty związane z wynagrodzeniami podlegają przechowywaniu przez okres 50 lat od roku, którego dotyczą. Wypłaty wynagrodzeń i rozliczenia podatkowe wymagają zachowania akt przez długi czas dla celów emerytalnych i rentowych. Brak właściwego archiwum może skutkować problemami przy ustalaniu okresów składkowych i podstawy wymiaru świadczeń. Pracodawca musi uwzględnić te obowiązki w polityce retencji dokumentów.

Warto podkreślić, że okresy te nie ulegają skróceniu nawet w przypadku przekazania akt do zewnętrznych firm archiwizacyjnych. Przekazanie nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za przechowywanie i udostępnianie dokumentów. Każda zewnętrzna umowa archiwizacyjna powinna precyzować sposób zabezpieczenia oraz procedury zwrotu dokumentów na żądanie odpowiednich organów.

Zasady ochrony danych osobowych

Dokumentacja pracownicza zawiera dane wrażliwe, takie jak PESEL, stan zdrowia czy informacje o chorobach zawodowych. Pracodawca musi stosować środki techniczne i organizacyjne zgodne z RODO, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi. To obejmuje użycie zamkniętych szaf, systemów kontroli dostępu oraz ścisłą politykę haseł w systemach informatycznych.

Dostęp do dokumentów powinien mieć ograniczony krąg osób wyznaczonych przez pracodawcę. Lista upoważnionych powinna być na bieżąco aktualizowana, a uprawnienia audytowane co najmniej raz w roku. Każdy incydent związany z naruszeniem bezpieczeństwa danych wymaga zgłoszenia do organu nadzorczego w terminie 72 godzin od wykrycia. W praktyce oznacza to wdrożenie procedur monitoringu i raportowania zdarzeń.

W przypadku elektronicznego przechowywania dokumentów warto stosować szyfrowanie danych oraz regularne backupy w bezpiecznych lokalizacjach. Szyfrowanie nośników i transmisji minimalizuje ryzyko wycieku danych. Pracodawca musi również zapewnić, że usunięcie dokumentów po zakończeniu okresu retencji odbywa się bez możliwości ich odtworzenia.

Organizacja archiwum papierowego

Archiwum papierowe dokumentów pracowniczych powinno znajdować się w pomieszczeniu zamkniętym i klimatyzowanym. Temperatura i wilgotność powinna być utrzymana na poziomie chroniącym papier przed pleśnią i degradacją. Regały muszą być stabilne i ustawione w sposób zapewniający łatwy dostęp do akt i swobodną cyrkulację powietrza.

Dokumenty należy segregować według pracowników i lat zatrudnienia, stosując czytelne oznaczenia na segregatorach lub pudłach archiwalnych. Etykiety powinny zawierać numer identyfikacyjny, imię i nazwisko pracownika oraz zakres dat. Dzięki temu przeglądanie akt zajmuje znacznie mniej czasu, a ryzyko błędów przy wyszukiwaniu dokumentów jest zminimalizowane.

Należy także wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontrolę porządku w archiwum i terminowe usuwanie dokumentów po zakończeniu okresu przechowywania. Regularne przeglądy archiwum co pół roku pozwalają zweryfikować stan akt i usunąć dokumenty, które utraciły wartość przechowalniczą. To zapobiega gromadzeniu zbędnych dokumentów i oszczędza przestrzeń.

Archiwizacja elektroniczna dokumentów pracowniczych

Digitalizacja dokumentów pracowniczych wymaga użycia skanera spełniającego wymagania jakościowe, w tym opcję dwustronnego skanowania. Każdy dokument należy skanować w rozdzielczości co najmniej 300 dpi, aby OCR mógł prawidłowo odczytać tekst. Pliki przechowuje się w formacie PDF z osadzonym tekstem, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie.

System DMS musi umożliwiać indeksowanie dokumentów za pomocą metadanych, takich jak PESEL pracownika, okres zatrudnienia oraz typ dokumentu. To przyspiesza dostęp do akt i minimalizuje ryzyko pominięcia kluczowych informacji. System powinien wspierać wersjonowanie oraz kontrolę dostępu na poziomie folderów i pojedynczych plików.

Cyfrowe archiwum pracownicze powinno być objęte polityką backupów wykonaną co najmniej raz dziennie. Kopie zapasowe należy przechowywać w różnych lokalizacjach, w tym w chmurze spełniającej normy ISO 27001. Regularne testy odtwarzania danych potwierdzają skuteczność procedur backupowych i gotowość na wypadek awarii.

Procedury dostępu i niszczenia dokumentów

Dostęp do dokumentacji pracowniczej wymaga rejestracji w dzienniku obiegu akt z podaniem celu i daty przeglądu. Po zakończeniu pracy dokumenty papierowe powinny być zwrócone do archiwum, a pliki elektroniczne zamknięte w systemie DMS. Taka procedura gwarantuje śledzenie historii przeglądania i minimalizuje ryzyko utraty dokumentów.

Po zakończeniu okresu przechowywania dokumentów papierowych należy je zniszczyć w niszczarce przekraczającej 3 klasę bezpieczeństwa. Niszczone arkusze przekazuje się do utylizacji zgodnie z przepisami ochrony środowiska. Elektroniczne dokumenty usuwa się za pomocą narzędzi gwarantujących nieodwracalne skasowanie plików.

Pracodawca powinien opracować harmonogram niszczenia dokumentów oraz potwierdzać każdy proces niszczenia protokołem. Protokół zawiera listę skasowanych dokumentów, datę oraz podpis osoby odpowiedzialnej. Dzięki temu w razie kontroli można udokumentować zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych i retencji akt.

Obowiązki związane z kontrolami i audytem

Pracodawca zobowiązany jest umożliwić kontrolę archiwum pracownikom PIP, ZUS oraz organom skarbowym. Dokumenty muszą być udostępnione w trybie natychmiastowym, a ich stan zgodny z wymaganiami prawnymi. W razie stwierdzenia nieprawidłowości inspektor może nałożyć kary finansowe lub administracyjne.

W ramach audytu wewnętrznego warto przeprowadzać okresowe kontrole zgodności procesów archiwizacyjnych z przyjętymi procedurami. Audyt powinien weryfikować poprawność ewidencji, zabezpieczenia fizyczne i elektroniczne oraz terminowe niszczenie dokumentów. Raport z audytu wskazuje obszary wymagające usprawnień i minimalizuje ryzyko sankcji zewnętrznych.

Dokumentacja procedur archiwizacji i ochrony danych musi być dostępna podczas każdej kontroli. Pracodawca powinien przechowywać instrukcje, wykazy dokumentów oraz protokoły niszczenia. Kompleksowe prowadzenie akt proceduralnych podnosi wiarygodność firmy i skraca czas obsługi kontroli. To klucz do zachowania ciągłości działalności i zgodności z prawem.

 

 

Autor: Julian Borkowski

 

Zobacz też:

Jak radzić sobie z urazami oczu? Praktyczne porady na co dzień