Archiwizacja dokumentów księgowych – najważniejsze zasady

Archiwizacja dokumentów księgowych wymaga precyzyjnego podejścia, by spełnić wymogi prawne i podatkowe. Poprawne porządkowanie akt ułatwia sprawozdawczość oraz audyt. Kluczowe zasady obejmują kategoryzację, zabezpieczenie oraz określenie okresów przechowywania. Ten artykuł omawia najważniejsze aspekty archiwizacji dokumentów finansowych w firmie.

Zasady organizacji archiwum

Archiwum dokumentów księgowych powinno być wyodrębnione i zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. Wyznaczenie dedykowanego pomieszczenia z odpowiednimi warunkami klimatycznymi minimalizuje ryzyko uszkodzeń papieru. Regały o regulowanej wysokości pozwalają optymalnie wykorzystać przestrzeń i podzielić akta według kategorii.

Dokumenty należy kategoryzować zgodnie z typem: faktury, raporty, umowy czy dokumenty podatkowe. Każda kategoria otrzymuje etykietę i kod identyfikacyjny ułatwiający wyszukiwanie. Kody warto odzwierciedlić także w katalogu elektronicznym, co zapewnia spójność obu form archiwum.

Przy organizacji archiwum istotne jest ustalenie procedur wprowadzania nowych dokumentów. Każdy akt powinien otrzymać datę wpływu i numer ewidencyjny. To umożliwia śledzenie obiegu dokumentów od momentu powstania do zakończenia okresu przechowywania.

Przechowywanie dokumentów papierowych

Dokumenty papierowe należy przechowywać w wilgotności około 45–55 procent i temperaturze 18–22 stopnie. Te warunki chronią papier przed pleśnią oraz kruszeniem się. Niewłaściwy klimat może skrócić żywotność akt i uniemożliwić ich późniejsze odczytanie.

Segregatory i pudła archiwalne powinny być wykonane z materiałów kwasowo-neutralnych. Papierowe okładki z dodatkiem kwasu przyspieszają żółknięcie i degradację dokumentów. Warto zainwestować w trwałe produkty, które ochronią akta przez lata.

Ważne jest zachowanie odstępów między regałami oraz umożliwienie swobodnego obiegu powietrza. Regały nie mogą stykać się ze ścianami, by uniknąć kondensacji wilgoci. Regularne czyszczenie i wietrzenie archiwum utrzymuje odpowiednie warunki przechowywania.

Cyfrowa archiwizacja dokumentów księgowych

Cyfrowa archiwizacja wymaga skanowania akt w rozdzielczości co najmniej 300 dpi. Wyższa rozdzielczość poprawia jakość OCR i ułatwia późniejsze przeszukiwanie dokumentów. Digitale pliki przechowywane są w systemie DMS z kontrolą wersji i dostępu.

Przed skanowaniem warto oczyścić dokumenty z zszywek oraz spinaczy. Metalowe elementy mogą uszkodzić skaner i wpłynąć na jakość obrazu. Segregacja akt według kategorii pozwala zoptymalizować proces skanowania i nazewnictwa plików.

Pliki elektroniczne powinny być nazwane zgodnie z ustalonym schematem, zawierającym datę i numer dokumentu. Dzięki temu nazwy plików są czytelne i unikalne. Spójność nazewnictwa ułatwia pracę zespołowi i obsługę systemu archiwizacji.

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Prawo podatkowe nakłada na przedsiębiorców obowiązek archiwizacji dokumentów przez co najmniej pięć lat. Termin liczy się od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadkach kontroli skarbowej dokumenty muszą być dostępne w trybie natychmiastowym.

Dłuższy okres przechowywania może wynikać z wewnętrznych polityk firmy lub umów z kontrahentami. Warto uwzględnić ewentualne spory prawne, które wydłużają obowiązek przechowywania akt. Procedury retencji powinny definiować moment usunięcia dokumentów z archiwum.

Automatyczne usuwanie plików elektronicznych po zakończeniu okresu przechowywania eliminuje konieczność ręcznego przeglądu archiwum. Dzięki temu unika się gromadzenia zbędnych dokumentów. Polityka retencji powinna być częścią instrukcji archiwalnej.

Ochrona danych i bezpieczeństwo

Dokumenty księgowe zawierają wrażliwe informacje o transakcjach i danych kontrahentów. W archiwum papierowym kluczowe jest zabezpieczenie pomieszczenia zamkiem i kontrolą dostępu. Systemy alarmowe oraz monitoring CCTV podnoszą poziom ochrony.

W cyfrowym systemie DMS ważna jest autoryzacja użytkowników i nadawanie ról dostępu. Hasła muszą spełniać wymogi złożoności i być okresowo zmieniane. Szyfrowanie danych podczas przesyłania i magazynowania chroni przed nieautoryzowanym dostępem.

Backup dokumentów elektronicznych w co najmniej dwóch lokalizacjach zabezpiecza archiwum przed awarią serwera lub atakiem ransomware. Automatyczne harmonogramy kopii zapasowych gwarantują regularne zabezpieczanie nowych plików. Regularne testy odtwarzania danych potwierdzają skuteczność procedur.

Procedury dostępu i kontroli

Każdy pracownik korzystający z archiwum dokumentów księgowych powinien zostać przeszkolony i wpisany do rejestru osób uprawnionych. Rejestr musi zawierać datę przyznania dostępu oraz zakres uprawnień. Wwpisy w rejestrze ułatwiają audyt i kontrolę nad obiegiem akt.

Dostęp do akt wymaga rejestracji wypożyczenia dokumentu w dzienniku obiegu. Zapisanie daty i celu przeglądu umożliwia śledzenie historii korzystania z akt. Po zakończeniu pracy dokumenty powinny wrócić na wyznaczone miejsce, co potwierdza wpis zwrotu.

W systemie elektronicznym kontrola dostępu odbywa się automatycznie na podstawie uprawnień w IAM. Rejestr logowań i zdarzeń audytowych pozwala zweryfikować, kto i kiedy przeglądał konkretne dokumenty. To kluczowe narzędzie w przypadku podejrzenia nieprawidłowości.

Zgodność z przepisami podatkowymi

Archiwizacja dokumentów księgowych musi spełniać wymagania ustawy o rachunkowości i ordynacji podatkowej. Dokumenty księgowe muszą zawierać dane pozwalające na identyfikację transakcji i jej uczestników. Nieprawidłowa archiwizacja może skutkować karami finansowymi.

W cyfrowym archiwum dokumenty księgowe muszą być przechowywane w postaci trwałej i łatwej do odczytu przez cały okres retencji. System DMS powinien zapewniać niezmienność plików oraz możliwość odtworzenia oryginalnego formatu. Dokumenty papierowe wymagają dodatkowego zabezpieczenia w archiwum fizycznym.

Audytorzy skarbowi mogą żądać dostępu do dokumentów w formie papierowej lub elektronicznej. Przygotowanie obu wersji na wypadek kontroli usprawnia proces weryfikacji. Procedury archiwizacji powinny uwzględniać szybkie udostępnienie akt na wezwanie organów podatkowych.

Podsumowanie

Archiwizacja dokumentów księgowych opiera się na organizacji przestrzeni, warunkach przechowywania i procedurach dostępu. Połączenie archiwizacji papierowej i elektronicznej zapewnia elastyczność i bezpieczeństwo. Kluczowe zasady obejmują kategoryzację akt, określenie okresów retencji oraz ochronę danych. System DMS i fizyczne archiwum muszą działać zgodnie ze spójnymi procedurami. Dzięki temu firma spełnia wymogi prawne i minimalizuje ryzyko utraty dokumentów.

 

Autor: Julian Borkowski

 

Zobacz też:

Bardziej opłacalne: jednoosobowa działalność gospodarcza vs spółka

Jak zwiększyć liczbę obserwujących na Facebooku i dlaczego jest to ważne?